ASSISTENTE ADMINISTRATIVO DE OPERAÇÕES – Fortaleza

É responsável por auxiliar no planejamento, organizar e controlar atividades, contratos, equipes e recursos para execução de obras, de acordo com custo, qualidade, segurança e prazo estabelecidos.

• Acompanhar processos de atendimentos de contratos.
• Acompanhar o fluxograma de chamados, incluindo contrato de telefonia, CFTV e suporte Núcleo;
• Realizar e informar para os técnicos a agenda do dia seguinte, checando a necessidade de materiais e/ou ferramentas para dia seguinte.
• Verificar tarefas abertas no sistema paras os setores e do setor.
• Leitura e resposta de e-mails.
• Fazer levantamento com os líderes de obra de materiais e ferramentas necessárias para a execução do serviço no dia seguinte. Realizando abertura de tarefa para logística de acordo com o horário disponibilizado.
• Realizar abertura e encerramento de chamados técnico/ ordem de serviço
• Registrar no sistema e planilha registros informações referentes as etapas das ob.ras em andamento, compartilhando com partes interessadas.
• Realizar relatório de entrega de obra e encaminhar para o cliente.
• Realizar digitalização e arquivamento de ordens de serviços / documentos e manter os arquivos organizados.
• Conferir recebimento de relatórios de atendimentos e quando necessário solicitar os pendentes aos terceirizados.
• Conferir os prazos de execução dos serviços para tomada de ação em caso de anormalidade por meio de leitura e considerações da planilha de serviços.
• Verificar condições de cargas dos equipamentos junto à área de Suprimentos.
• Acompanhar relatório de ponto dos colaboradores do setor.
• Emitir relatório de Ordens de Serviço por status atual.
• Fazer levantamento de custo de obra, contrato e proposta para análise.
• Coletar e alimentar dados dos indicadores de desempenho, gerar gráficos para apresentação na reunião de resultados e análise crítica.
• Conferir o calendário das manutenções preventivas dos contratos.
• Verificar o calendário anual de calibração e sinalizar a supervisão.
• Elaborar pedido de compra dos prestadores de serviço após recebimentos de Notas Fiscais.
• Repassar agenda de reuniões setoriais para os técnicos.
• Conferir e atualizar lista de backup referente contratos de clientes.
• Fazer as solicitações de cotações e pedidos compras.
• Realizar processos para RMA (Reparos internos e externos) .
• Conferir vigência de contratos (sistema e planilha) e sinalizar financeiro em caso de reajuste.
• Realizar o procedimento por OS até a elaboração da proposta.
• Realizar o processo de pré-execução conforme procedimento, disponibilizando pasta com documentação (plantas/desenhos/cronogramas).
• Abrir tarefas para a área de Projetos relativas às demandas.
• Receber do Líder a lista de retorno de ferramentas de obra.
• Fechar processo para obra concluída, sem pendências.
• Enviar relatório para clientes com certificação prevista no projeto.
• Acompanhar entrega de documentação na finalização das obras (AS-BUILT).
• Executar outras atividades correlatas a critério do seu superior de acordo com demandas da empresa.
• Atender aos procedimentos de qualidade, segurança, meio ambiente e saúde ocupacional realtivos à área.