AUXILIAR DE APOIO ADMINISTRATIVO ZONA NORTE – São Paulo

As atividades desta função objetivam o controle dos itens imobilizados da unidade, através de conferências físicas e sistêmicas, acompanhando as movimentações entre setores, auxiliando na conservação dos bens através das inspeções periódicas, proporcionando informações para otimização de processos de compra, colaborando consequentemente com a redução de custos da empresa, mantendo a relação atualizada dos bens para possíveis auditorias internas ou externas através dos inventários anuais;

Requisitos e qualificações

Atribuições e responsabilidades nas atividades relacionadas as AQUISIÇÕES DE BENS IMOBILIZADOS VIA SETOR DE COMPRAS

• Conferir no setor de almoxarifado – recebimentos, os bens adquiridos pelos setores da unidade junto ao gestor do setor solicitante conforme cada aquisição realizada;
• Validar no setor de almoxarifado – recebimentos, o verso da nota fiscal da aquisição do bem, através de carimbo de identificação de IMOBILIZADO, inserindo as informações referentes ao nº da plaqueta de identificação de patrimônio informando a data, nome e função, conforme cada aquisição realizada;
• Colocar a plaqueta de identificação de patrimônio no bem, de forma que essa fique fixa, segura e visível, inserir também a etiqueta de segurança de identificação de patrimônio no bem em local reservado conforme cada aquisição realizada;
• Providenciar copia do processo de aquisição do bem, sendo: Ordem de compra e Nota fiscal validada com a conferencia do setor solicitante e dados de IMOBILIZADO, armazenar copia do processo em pasta de controle de AQUISIÇÃO DE BENS, conforme cada aquisição realizada;

Atribuições e responsabilidades nas atividades relacionadas ao RECEBIMENTO DE BENS ATRAVES DE CESSÃO DE USO

• Receber e analisar a requisição de entrega do bem enviado pela Prefeitura do Município conferindo os dados dos campos SOLICITANTE e DESTINATARIO, observando para qual SETOR ou PROJETO o bem esta sendo destinado;
• Conferir o bem físico, checando as informações contidas na requisição;
• Acionar o representante do setor para qual o bem será encaminhado para conferencia e recebimento;
• Validar a requisição de entrega, informando data, nome e função;
• Providenciar copia da requisição e armazenar em pasta de controle de CESSÃO DE USO conforme cada bem recebido;

Atribuições e responsabilidades nas atividades relacionadas ao RECEBIMENTO DE BENS ATRAVES DE DOAÇÃO

• Receber os interessados em realizar a doação, levantando todas as necessidades e setores que serão envolvidos, garantindo que a doação não irá interferir no funcionamento e atividades do setor do doador;
• Conferir com a Eng. de Manutenção se a alimentação elétrica do local atende a necessidade do bem a ser doado, nos casos de doações de equipamentos com alimentação elétrica;
• Conferir com a Eng. Clinica se o aparelho ou equipamento medico a ser doado atende as necessidades da unidade e se não interferem na qualidade dos serviços a serem prestados pela equipe do setor do doador, nos casos de aparelhos ou equipamentos médicos;
• Disponibilizar ao doador, o termo de doação a ser preenchido por este, após as conferencias acima realizadas, estando todas em conformidade com os procedimentos da unidade;
• Encaminhar o termo de doação com as informações do doador preenchidas para validação junto a diretoria;
• Conferir o bem doado, identifica-lo com etiqueta de DOAÇÃO, encaminhando-o ao setor para qual foi doado;
• Armazenar o termo de DOAÇÃO em pasta de controle de DOAÇÕES da unidade conforme cada bem recebido;

Atribuições e responsabilidades nas atividades relacionadas as MOVIMENTAÇÕES DOS BENS ENTRE SETORES OU DESPOSITO

• Receber, conferir e validar o formulário para MOVIMENTAÇÃO DE BENS entre setores ou para o deposito;
• Realizar abertura de ordem de serviço (O.S.) para a eng. de Manutenção solicitando as movimentações necessárias;
• Encaminhar copia do formulário para MOVIMENTAÇÃO DE BENS ao setor de Eng. de Manutenção para ser anexado a OS ;
• Acompanhar a equipe de Eng. de Manutenção nas movimentações necessárias ate o termino, garantindo que o bem seja movimentado ou armazenado corretamente;
• Armazenar o formulário para MOVIMENTAÇÃO DE BENS em pasta de controle de MOVIMENTAÇÕES conforme cada solicitação;

Atribuições e responsabilidades nas atividades relacionadas as INSPEÇÕES SEMANAIS, CRONOGRAMA ANUAL DE PREVENÇÃO E INVENTARIO ANUAL;

• Realizar INSPEÇÃO SEMANAL em todas as áreas comuns da unidade, observando as não conformidades e as necessidades a serem realizadas;
• Executar as inspeções do CRONOGRAMA ANUAL DE PREVENÇÃO nos setores, para diminuição das manutenção corretivas através das inspeções preventivas deste cronograma;
• Realizar abertura de ordem de serviço (O.S.) para a eng. de Manutenção solicitando as manutenção necessárias e checar a conclusão de todas;
• Realizar INVENTARIO ANUAL na unidade baseando-se na data do inventario anterior, validar e encaminhar o inventario para a Administração e Contabilidade;

Atribuições e responsabilidades nas atividades relacionadas aos RELATORIOS MENSAIS obrigatórios;

• Elaborar planilha de IMOBILIZADOS, validar e solicitar validação do superior imediato, após encaminha-la ao setor de Contabilidade ate o 2º dia útil do mês subsequente ao fechamento;
• Alimentar a planilha de INDICADORES E encaminha-la ao Superior Imediato 3º dia util do mês subsequente ao fechamento;
• Alimentar as informações referentes a quantidade de BENS por SETOR no sistema de CUSTOS e encaminha-la ao solicitante ate a data informada por e-mail pelo setor de custos da unidade;
• Alimentar a planilha com as informações referentes a quantidade de BENS IMOBILIZADOS E INSERVIVEIS da unidade e encaminha-la ao solicitante ate o 5º dia util do mês subsequente ao fechamento;

Atribuições e responsabilidades nas atividades relacionadas as OUTRAS ENTRADAS E SAIDAS DE BENS da unidade

• Conferir e validar TERMO DE SAÍDA DE BENS PARA MANUTENÇÃO EXTERNA e acompanhar o processo ate retorno do bem a unidade;
• Conferir e validar TERMO DE ENTRADA/SAÍDA dos BENS trazidos pelos usuários ou funcionários em caráter TEMPORARIO, anexando etiqueta de autorização temporária e acompanhando o processo ate saída do bem da unidade;
• Acompanhar as entradas e saídas dos BENS EM COMODATO da unidade;
• Acompanhar as entradas e saídas dos BENS DE PRESTADORES DE SERVIÇOS da unidade;

Informações adicionais

• Ensino Médio Completo
• Desejável estar cursando Administração, Ciências Contábeis, Logística
• Curso de Informática – Word, Excel, Powerpoint, Outlook;
• O candidato deverá obter o comprovante de vacinação contra covid-19, atualizado de acordo com calendário estabelecido no plano de vacinação (mínimo: 1 dose + bivalente no último ano).