Secretária Acadêmica – Passo Fundo

Se você almeja contribuir com a formação de pessoas autônomas e criativas, capazes de protagonizar a mudança que se espera no mundo, você pode ser um educador Notre Dame. Inscreva-se para o processo seletivo de Secretária(o) Acadêmica(o) na Rede Notre Dame.

Responsabilidades e atribuições

• Prestar suporte e orientação às secretárias escolares das unidades.
• Monitorar e validar os dados nos sistemas acadêmicos, garantindo sua integridade e atualização.
• Assessorar a Diretora Pedagógica nos processos de secretaria escolar.
• Treinar e desenvolver as secretárias das unidades nos processos de secretaria escolar.
• Planejar e propor automação para otimizar os processos da secretaria escolar.
• Elaborar e transferir os dados do Censo Escolar, garantindo conformidade com os prazos e exigências legais.
• Cadastrar no sistema acadêmico os dados de estudantes transferidos (entrantes).
• Realizar o fechamento de notas, garantindo a correta consolidação e lançamento no sistema.
• Operacionalizar, revisar e otimizar processos acadêmicos e administrativos, assegurando eficiência, padronização e conformidade com as políticas institucionais.
• Garantir a atualização contínua do sistema acadêmico.
• Organizar e manter toda a documentação do setor de forma atualizada e acessível.
• Assessorar as unidades na organização e informação dos horários dos professores no sistema Urânia, TOTVS Educacional e Gestão de Carga Horária (Folha de Pagamento e Frequência).
• Emitir e encaminhar os dados necessários para as Secretarias Municipais de Educação.
• Importar, revisar e inserir notas no sistema acadêmico; emitir e conferir boletins, mapas de notas e avaliações; redigir requerimentos para provas perdidas; gerar atas para entrega de boletins e reuniões.
• Elaborar e encaminhar circulares e comunicados em modelos padronizados, conforme demanda de cada unidade educacional.
• Planejar e coordenar a estruturação do ambiente e dos processos para o início do ano letivo e período de matrículas.
• Apoiar nos processos de auditorias internas e externas relacionadas à documentação acadêmica.
• Atender demandas das diferentes unidades de ensino de maneira padronizada e eficiente.
• Encaminhar à direção das unidades educacionais relatórios e indicadores.
• Participar de reuniões de planejamento estratégico do setor.
• Zelar pelos equipamentos e materiais de trabalho.
• Executar atividades afins necessárias à instituição.

Requisitos e qualificações

REQUISITOS:

• Graduação ou curso superior de tecnologia completo em Secretariado Executivo, Administração, Pedagogia, com Pós-graduação em áreas correlatas.
• Desejável Pós-graduação em Gestão Escolar, Administração Educacional, Tecnologia Educacional, Gestão de Processos, Gestão de Projetos, Sistemas Educacionais ou áreas correlatas.
• Experiência em escrituração escolar, legislação educacional e processos de secretaria acadêmica.
• Desejável conhecimento e experiência em sistemas acadêmicos e administrativos (TOTVS, Urânia, Gestão de Carga Horária), gestão documental e de processos.
• Disponibilidade para trabalhar 40 horas semanais, de segunda a sexta-feira, turno manhã e tarde.

REQUISITOS PARA CANDIDATOS INTERNOS:

• Estar a 6(seis) meses na atual função.
• Ter participado de no mínimo 80% dos encontros de treinamento e desenvolvimento oferecidos pela instituição.
• Ter participado de no mínimo 1(um) curso externo na área específica de atuação.

COMPETÊNCIAS TÉCNICAS:

• Domínio de Planejamento Estratégico e Gestão de Projetos.
• Sólido conhecimento em Sistemas Acadêmicos e ERP.
• Conhecimento em Gestão Pedagógica e Administrativa.
• Domínio do Google Workspace (Docs, Sheets, Drive, Calendar, etc.).

COMPETÊNCIAS COMPORTAMENTIAS:

• Habilidade em Atenção aos Detalhes e Precisão.
• Capacidade de Gestão do Tempo e Organização.
• Capacidade Analítica.
• Capacidade de Liderança Técnica.
• Capacidade de Autodesenvolvimento e Aprendizado Contínuo.

COMPETÊNCIAS ORGANIZACIONAIS:

• Cultura e fluência digital.
• Visão sistêmica.
• Flexibilidade.
• Trabalho colaborativo em equipe.
• Inteligência emocional.
• Benevolência.
• Comunicação assertiva.
• Criatividade e inovação.
• Foco no resultado.
• Pensamento crítico.

Informações adicionais

BENEFÍCIOS:

Plano de Saúde;

Ticket Alimentação;

Convênio Farmácia;

Retorno de Férias (14ª remuneração) conforme política interna;

Auxílio Educação para os funcionários conforme política interna;

Desconto nas mensalidades escolares para dependentes;

Vale transporte;