Secretária de Consultório/Assistente Administrativo – Rio de Janeiro e Região

Nível: Assistente

Cursos de: Técnico | Graduação em Secretariado

Escolaridade: Graduação – Indiferente

Tipo de contrato: CLT

Jornada de trabalho: 44h semanais, com horários distintos:Segundas e Quartas-feiras: de 11h às 20h | Terças e Quintas-feiras: de 09h30 às 19h30 | Sextas-feiras: de 09:00 às 19h | Sábados (muito) esporadicamente, com expediente reduzido.

Benefícios: Vale transporte, Insalubridade

Responsabilidades Da Posição

Consultório boutique de Dermatologia, localizado no Flamengo (Rio de Janeiro – RJ), busca SECRETÁRIA DE CONSULTÓRIO/ASSISTENTE ADMINISTRATIVO, de perfil comprometido, com flexibilidade de horários e proatividade, para atuar na gestão da jornada do paciente (trâmites prévios, durante e após a realização dos atendimentos), na gestão das agendas e na plena operação do negócio – realizando rotinas de secretariado, administrativas, financeiras e comerciais, apoiando na execução e controle de processos para garantir a qualidade dos atendimentos, o bem-estar dos pacientes e a entrega de uma experiência diferenciada, gerando maior credibilidade e melhor posicionamento do negócio.

Atividades

• Atender os pacientes/leads nos canais remotos e presencialmente, sanando dúvidas, realizando agendamentos de consultas e protocolos/procedimentos, garantindo a cordialidade e a agilidade nas respostas, bem como a manutenção/aumento dos níveis de satisfação e conversão/fidelização;
• Gerir agendamentos, fazendo follow up para confirmar horários, resgatar pacientes faltantes ou que não retornaram, entrando em contato após os atendimentos para checar o bem-estar e reiterar as devidas orientações para o alcance dos resultados pretendidos, direcionando queixas e/ou apontamentos para a equipe médica, além de enviar comunicações de campanhas, promoções, datas comemorativas e demais informativos;
• Fornecer orçamentos e outras informações de cunho financeiro para os pacientes, recebendo e controlando pagamentos, realizando cobranças, emitindo e lançando boletos e NFS-e’s, gerindo o fluxo de caixa e consolidando planilhas e relatórios de controle – enviando dados para o time Financeiro/Contábil;
• Acolher os pacientes em sua chegada, oferecendo água, café e/ou cardápio, direcionando-os para as salas de atendimento;
• Apoiar no preparo das salas/consultórios e dos pacientes para a realização dos atendimentos, cuidando da higienização prévia e posterior, separando materiais para a esterilização e acomodando os pacientes – sanando dúvidas e os preparando para a realização dos serviços (colocação de touca, faixa de cabelo, limpeza do rosto e aplicação de anestésico), estimulando sempre que possível, a aquisição de novos serviços;
• Realizar cadastros e atualizações de dados nos sistemas de gestão, separar fichas e prontuários, montar kits de atendimento, organizar e gerenciar documentações, termos de consentimento, receitas médicas e pedidos de exames, disponibilizando-os para que a equipe médica realize os serviços/procedimentos programados, consolidando relatórios de controle sobre ações diárias;
• Controlar movimentações de estoque, solicitando a compra de materiais (escritório, limpeza, médicos e afins) e controlando a distribuição/reposição de materiais, equipamentos e tecnologias em todos os espaços;
• Ser ponto focal no relacionamento com parceiros de negócio, visando o atendimento dos objetivos corporativos, proporcionando reduções de custos, aumento dos rendimentos e credibilidade do negócio;
• Ser guardiã da organização e asseio do mobiliários de todos os itens e espaços, enviando enxoval para a lavanderia, apoiando e sinalizando demandas de limpeza e manutenção nos espaços comuns.

Requisitos

• Atuação prévia MANDATÓRIA na função – será um DIFERENCIAL ter atuado no segmento da Saúde;
• Possuir total disponibilidade para alterações de horário/jornada;
• Atuação prévia nas áreas de Atendimento – Secretariado/Recepção, Administração em ambientes de alto padrão;
• Atuação alargada/habilidade com o pacote MS Office, softwares e programas de gestão e controle (agendas, financeiro e operacional);
• Formação técnica e/ou ensino médio completo ou nível superior em andamento;
• Conhecimento e utilização de técnicas e metodologias de Vendas/Negociação/Persuasão;
• Residir próximo/ter fácil acesso a localidade.

Perfil Comportamental

• Excelência na comunicação, tendo habilidade para influenciar tomadas de decisão e interagir com pessoas de perfil socioeconômico elevado, entregando atendimentos humanizados e de alto padrão;
• Ser resiliente, paciente e empática, atuando bem com adversidades e sobre pressão;
• Ser proativo, propositiva, ter disponibilidade e ser flexível;
• Buscar desenvolvimento técnico e comportamental constantemente, demonstrar interesse e engajamento para adquirir novos conhecimentos;
• Ser pontual e assídua;
• Ter visão estratégica, antecipando necessidades de clientes, percebendo oportunidades de melhorias e crescimento do negócio;
• Ter postura autogerenciável, boa gestão de tempo e alta capacidade organizacional, garantindo a eficácia e eficiência das demandas;
• Ter foco nas entregas e no cliente;
• Ser discreta e ética, prezando pela confidencialidade das informações e situações tratadas.

Pacote Ofertado

• Salário (CLT – R$2.400,00) + 20% de insalubridade + V.T. + V.R. (média de R$300/mês).