Secretária Executiva – Ji-Paraná

Descrição sumária: Responsável por pela execução das atividades relacionadas a gestão das agendas e dos compromissos da Diretoria Executiva, registrando os assuntos discutidos na pauta e as tomadas de decisões em atas e em documentos específicos, dando publicidade aos assuntos pertinentes aos envolvidos e o seu correto acompanhamento, conforme os prazos acordados, de acordo com as políticas e normas vigentes, promovendo assim, agilidade e eficiência operacional dos serviços prestados, visando o fortalecimento da marca, em cumprimento com as estratégias estabelecidas na NBS Telecom.

Grau de escolaridade:

Nível superior completo em Administração de Empresas, Ciências Contábeis, Psicologia e/ou áreas afins. Desejável pós-graduação na área ou em áreas afins.

Conhecimentos técnicos e específicos:

Conhecimento intermediário/avançado em pacote office (Excel, Word, PPT, bloco de notas);

Código de Ética e de conduta;

LGPD – Lei geral de proteção de dados (conhecimento básico).

Secretariado executivo;

Redação empresarial.

Experiência profissional: Experiência mínima de 02 (dois) anos em atividades correlatas.

• Realizar o atendimento presencial e/ou online, visando garantir a necessidade e a satisfação da diretoria executiva.
• Desenvolver, enviar e controlar os ofícios e as correspondências destinadas à Diretoria Executiva e ao Conselho de Administração.
• Arquivar os documentos como atas, ofícios, protocolos, relatórios, entre outros, de maneira física e digitalizada, conforme processo estabelecido.
• Dar publicidade as ações definidas em ata nas reuniões do Conselho de Administração e Diretoria Executiva, bem como controlar a realização das ações.
• Organizar e participar das reuniões do Conselho de Administração e Diretoria Executiva, Gerentes e outras, visando o atendimento e o registro, conforme política estabelecida.
• Elaborar e acompanhar juntamente com as áreas, o calendário anual de eventos oficiais da empresa e disponibilizar para todos os envolvidos.
• Controlar os agendamentos da sala de reunião da Diretoria Executiva, juntamente com as áreas envolvidas.
• Dar suporte na elaboração de apresentação, estruturando e envolvendo as áreas envolvidas de acordo com a pauta definida para as reuniões do Conselho de Administração e da Diretoria Executiva, Gerentes e outras.
• Organizar viagens dos executivos realizando atividades como: a aquisição de bilhetes aéreos e/ou terrestres, hospedagens, locação de veículos, entre outros, em conjunto com a área administrativa.
• Executar suas atividades, conforme o plano de atividades para o atingimento dos objetivos, de acordo com a função, dando suporte para o superior imediato e demais membros da equipe.
• Participar de reuniões gerenciais e com a equipe para os alinhamentos dos processos e objetivos do negócio.
• Identificar oportunidades de melhoria nos processos e estimular a mentalidade de desenvolvimento contínuo na equipe.
• Seguir os padrões e os procedimentos dos processos sob sua responsabilidade.
• Manter-se informado sobre novas tendências de mercado relacionado a área de atuação e propor melhorias para os processos e inovação para os produtos e serviços.
• Participar dos treinamentos promovidos pela empresa, aplicando os conhecimentos adquirido.
• Seguir as orientações de gestão de pessoas e orientar a equipe em relação aos processos de gestão de pessoas: programa férias e participa no processo de movimentação de pessoal (seleção, integração, transferências, promoções e demissões).
• Inteirar-se sobre novos produtos e serviços disponibilizados pela empresa.
• Trabalhar de maneira preventiva na solução de problemas e necessidades dos clientes.
• Divulgar e participar de eventos e reuniões da empresa, bem como interagir em momentos de confraternização.
• Zelar para que padrões de ética e de conduta profissional adequada façam parte da cultura organizacional.
• Zelar pela conservação, manutenção, limpeza e bom funcionamento dos equipamentos do setor e ambiente.
• Zelar pela organização dos documentos físicos e digitais da empresa, bem como garantir a correta atualização.
• Executar outras tarefas correlatas a critério do superior imediato.