Secretaria executiva senior – Curitiba

Sobre a Olist

A Olist é o sistema operacional do varejo e a parceira número 1 do empreendedor brasileiro.

Oferecemos um universo de possibilidades para potencializar o crescimento de lojistas, com ferramentas conectadas que conversam com as necessidades reais de pequenas e médias empresas (PMEs).

Somos obcecados pelos nossos clientes, e essa paixão nos faz buscar entender continuamente suas dores para transformá-las em soluções que fortaleçam seus negócios e impulsionem suas vidas. Assim, entregamos um ecossistema para gestão do negócio, finanças, integrações, logística, inteligência competitiva de vendas e operações multicanal.

Tudo isso faz de nós um time de alta performance, com profissionais com senso de dono, com muita responsabilidade e proatividade para fazer acontecer.

COMO VOCÊ VAI APOIAR ESSA PARCERIA COM NOSSOS CLIENTES

Seu papel como Secretária Executiva na Olist será garantir suporte administrativo e organizacional personalizado a Vice-Presidentes e Diretores, garantindo a eficiência nas operações diárias e facilitando a gestão do tempo e a organização pessoal e profissional.

Esta é uma vaga presencial, em regime CLT e a logística de trabalho é perfeita para quem mora em Curitiba – Paraná.

Suas Responsabilidades Serão

• Coordenar e otimizar a agenda dos vice-presidentes e diretores, incluindo atividades de alto impacto, como reuniões com stakeholders, investidores e parceiros;
• Utilizar ferramentas de automação para lembretes, agendamentos e gestão de e-mails e slack, a fim de reduzir interrupções e aumentar a produtividade;
• Facilitar comunicações com investidores, clientes-chave e parceiros estratégicos, bem como preparar minutas, relatórios e outros documentos de apoio para reuniões operacionais;
• Coletar assinaturas em documentos oficiais e encaminhar documentos para assinatura de terceiros;
• Coordenar as necessidades logísticas para reuniões, incluindo videoconferências e encontros presenciais;
• Planejar viagens de negócios, como inscrição em eventos, passagens aéreas, hospedagem e locação de veículos e transfers;
• Consolidar prestação de contas de viagens e reembolsos de despesas;
• Elaborar o rateio mensal das faturas, utilizando o sistema vigente, garantindo que as informações estejam corretas e que o envio seja realizado dentro do prazo estabelecido;
• Manter comunicação regular com o representante da agência de viagens para resolver quaisquer questões relacionadas aos contratos, parametrizações da plataforma de viagens de acordo com a política vigente, incluindo negociações de novas tarifas de hotéis ou ajustes em contratos existentes.

O Que Buscamos

• Formação e experiência em Secretariado Executivo;
• Experiência em funções administrativas, preferencialmente em controle de benefícios ou distribuição de recursos;
• Habilidades de comunicação escrita e verbal para interagir com colaboradores e representantes externos;
• Alto comprometimento, discrição e confidencialidade;
• Proatividade para identificar necessidades e propor soluções de forma autônoma.
• Conhecimento em sistemas de gestão e softwares como Excel e Google Sheets;
• Familiaridade com o planejamento de viagens nacionais e internacionais;
• Inglês fluente;
• Espanhol desejável.

COMO SERÁ O PROCESSO?

Assim Como Na Rotina Do Empreendedor Brasileiro, No Processo Seletivo Da Olist Você Também Precisa Passar Por Algumas Etapas Para Alcançar o Tão Sonhado SIM. Você Vai Poder Transformar a Maneira De Fazer Comércio Junto Com a Gente Ao Passar Pelas Seguintes Etapas

• Inscrição;
• Entrevista com time de Gente & Gestão;
• Entrevista com pares do time;
• Entrevista final com a liderança.

E pra que você possa se organizar, o nosso processo seletivo é remoto. Caso seja necessário alguma conversa presencial, vamos avisar com antecedência.

BENEFÍCIOS FLEXÍVEIS PARA VOCÊ ESCOLHER

Já Imaginou Decidir o Quanto Do Seu Benefício Você Vai Gastar Em Alimentação, Gasolina, Farmácia e Muitas Outras Categorias? Aqui, Na Olist, Isso é Totalmente Possível. Sabemos Que Cada Pessoa Tem Gostos e Necessidades Diferentes, Por Isso Oferecemos Benefícios Flexíveis. Com Eles, Você Escolhe Onde Investir Seu Dinheiro! Conheça Alguns Deles

Vale-Refeição e Vale-Alimentação (Cartão Caju);

Plano de Saúde e Plano Odontológico;

Wellhub;

Auxílio-creche;

SESC;

Terapia online.

Confira todos os benefícios incríveis da Olist:http://bit.ly/beneficios-incriveis-olist.

E aí, nos vemos na próxima etapa?